Integrazione con WhatsApp e Google Calendar

Una nota prima di tutto. Il servizio di promemoria appuntamenti su WhatsApp da Google Calendar che raccontiamo qui non è più attivo: lo abbiamo chiuso perché il modo di collegare WhatsApp alle aziende è cambiato. Lo lasciamo come caso di lavoro, perché il problema che risolveva è ancora lo stesso e oggi lo affrontiamo in un modo nuovo. Se cercavi un sistema di promemoria, salta a cosa possiamo fare oggi.

Il problema: appuntamenti confermati a mano

Un'agenzia di marketing e uno studio professionale avevano lo stesso lavoro quotidiano: guardare l'agenda, scrivere a ciascun cliente su WhatsApp per confermare l'appuntamento, riscrivergli il giorno prima per ricordarglielo. Mezz'ora al giorno, qualche messaggio dimenticato, e nessun modo di sapere chi avesse letto.

• Conferme e promemoria scritti uno a uno, ogni giorno
• Errori di orario e appuntamenti saltati quando la persona era assente
• Nessuna traccia di chi aveva ricevuto e letto il messaggio

Cosa abbiamo costruito

Un'integrazione tra Google Calendar e WhatsApp. Bastava inserire l'appuntamento nel calendario, come si faceva già: il sistema leggeva gli eventi, preparava il messaggio con nome, data e ora e lo inviava dal numero WhatsApp dello studio, una volta alla conferma e una volta come promemoria il giorno prima.

• Nessun programma nuovo da imparare: l'agenda restava Google Calendar, il canale restava WhatsApp.
• Messaggi personalizzabili: testo, orario di invio e numero di promemoria scelti dallo studio.
• Un registro degli invii: per ogni appuntamento si vedeva se il messaggio era partito e quando.

Il risultato, per chi lo ha usato: la mezz'ora quotidiana è sparita e gli appuntamenti saltati sono diminuiti, perché il promemoria arrivava sempre, anche quando in ufficio non c'era nessuno.

Perché non lo offriamo più

Il servizio si appoggiava a un modo di usare WhatsApp che nel frattempo è stato superato. Oggi le aziende possono collegare WhatsApp ai propri programmi attraverso i canali ufficiali, con regole più chiare e più affidabili. Abbiamo preferito chiudere il servizio invece di tenerlo in piedi su basi che non ci convincevano più: è lo stesso criterio con cui scegliamo cosa costruire per i clienti.

Cosa possiamo fare oggi per gli appuntamenti

Il bisogno non è cambiato: confermare gli appuntamenti, ricordarli, rispondere alle domande dei clienti senza passare la giornata al telefono. Lo affrontiamo in due modi.

• Un'integrazione su misura: colleghiamo WhatsApp, attraverso i canali ufficiali, al calendario o al gestionale che usi già, così conferme e promemoria partono da soli. È un lavoro di automazione costruito sulla tua agenda e sui tuoi messaggi.
• Un assistente che risponde: RALI raccoglie le richieste su WhatsApp a qualsiasi ora, fa le domande giuste e passa il contatto a una persona. È lo stesso assistente che usiamo noi per il primo contatto.

Se hai uno studio, un centro o un'attività su appuntamento e vuoi capire quale delle due strade ha senso per te, raccontacelo: ti diciamo con franchezza cosa conviene e cosa no.

In pratica, come era fatto

Server Linux con nginx, applicazione in Python (Tornado), integrazione con le API di Google Calendar per leggere gli eventi e con WhatsApp per l'invio dei messaggi, più un pannello web per impostare testi e orari. Le stesse basi su cui costruiamo oggi le integrazioni su misura, con i canali ufficiali di WhatsApp al posto di quelli di allora.